Se puso en marcha el Sistema de Gestión Documental Electrónica
Se puso en marcha el Sistema de Gestión Documental Electrónica
Hoy se emitió la primera comunicación a través de este medio y, a partir de la fecha, el sistema comenzará a utilizarse para todas la comunicaciones oficiales de la UNC. Tal como estaba previsto por Resolución Rectoral Nº 2284/17, hoy comenzó a utilizarse el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) correspondiente al módulo Comunicaciones Oficiales. Ello implica la obligatoriedad del uso de este medio para la creación de comunicaciones oficiales, tales como notas, memorandos y oficios de la Universidad Nacional de Córdoba. [01.12.2017]
La de Córdoba es la primera universidad pública del país en adherir e implementar este sistema, que es impulsado a nivel nacional por el Ministerio de Modernización para toda la administración pública nacional. “Apuntamos a la agilidad y la transparencia de todos los procesos administrativos y, como resultado, a la despapelización de las casas de estudio”, señaló Cristian Bloise, director del Sistema de Gestión Documental Electrónica de esa cartera nacional. El funcionario precisó que actualmente están trabajando con la Universidad de Catamarca y que el año próximo prevén implementarlo en otras 15 universidades nacionales.
En tanto, el titular del área de Gestión Institucional de la UNC, Marcelo Conrero, aclaró que si bien el sistema fue implementado desde el Estado Nacional, la UNC solicitó permiso para realizar algunas adecuaciones de acuerdo a ciertas particularidades que tiene la institución. "Se trata de una plataforma que permite agilizar, eficientizar y transparentar las gestiones documentales de la UNC", remarcó Conrero y se mostró confiado con el sistema: "Es una modalidad que va a sentar precedentes y nos perimitirá seguir mejorando la gestión institucional".
Por su parte, Miguel Montes, prosecretario de Informática de la UNC, indicó que la puesta en funcionamiento del sistema se realizará gradualmente. Apuntó que, a la creación de comunicaciones oficiales, le seguirán los expedientes electrónicos a partir de marzo de 2018, y se irá “avanzando en las distintas etapas con el pasaje de procedimientos que actualmente se hacen en papel, para realizarlos en forma completamente digital”.
La puesta en marcha del GDE se formalizó mediante una reunión realizada en el Rectorado de la UNC de la que participaron autoridades nacionales y universitarias. Además de los mencionados, en la oportunidad estuvieron presentes el titular del Área de Gestión Institucional, Marcelo Conrero; el secretario de Gestión Institucional, Marcelo Sánchez; el prosecretario General del UNC, Jorge Dutto; el director de Sistemas, Daniel Bollo, y el jefe de Mesa de Entradas, José Martínez, entre otras autoridades.
Para el funcionamiento del sistema, se iniciaron las capacitaciones destinadas a todo el personal administrativo, comenzando con los nodocentes de Mesa de Entradas. Se prevé que el proceso de digitalización en todo el ámbito de la UNC estará completo durante 2018. Para su implementación, la Casa de Trejo destinará 6,69 millones de pesos.
Gradualización y capacitación
La puesta en funcionamiento del (GDE) se llevará a cabo de manera gradual, tanto para la incorporación de los módulos del sistema como para los procedimientos que se irán despapelizando. Cada procedimiento que se incorpore en el nuevo sistema reemplazará la registración y seguimiento que actualmente se gestiona con el sistema ComDoc.
-Principales módulos del GDE
• Escritorio Único (EU): es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el sistema.
• Comunicaciones Oficiales (CCOO): es el módulo que permite la generación, registro y archivo de documentos comunicables.
• Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO): es el módulo que permite generar, registrar y archivar todos los documentos oficiales electrónicos.
• Expediente Electrónico (EE): es el módulo que se utiliza para la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos.
Beneficios del sistema
• Acceso, perdurabilidad y agilidad.
• Mejora la eficiencia de la administración pública.
• Acelera procesos y baja costos.
• Mejora los servicios.
• Facilita la transparencia.
• Mejora la comunicación y los servicios hacia la ciudadanía.
• Innovación en la forma de trabajo.
• Estandariza e integra todos los procedimientos de gestión de gobierno.
• Permite obtener estadísticas que se utilizan para la toma de decisiones futuras.
• Ahorro de recursos.
• Despapelización de la administración pública.
Sobre el GDE
Es un sistema desarrollado inicialmente por el gobierno de la Ciudad de Buenos Aires y difundido actualmente a toda la administración pública nacional (Decreto 561/2016) a través del Ministerio de Modernización. La Universidad Nacional de Córdoba, adhiere a su utilización por considerarlo una herramienta útil para su administración y enmarcada en su estrategia de gestión documental y despapelización.
Esta plataforma que sirve para gestionar los trámites de la administración pública. Incluye la caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional.
