Despapelización | La UNC avanza en la gestión electrónica de sus documentos

La Universidad Nacional de Córdoba adhirió voluntariamente al sistema de gestión electrónica documental que promueve el Ministerio de Modernización de Argentina para toda la administración pública nacional.

Comenzará a implementarse el próximo 1 de diciembre para la creación de comunicaciones oficiales (notas, memorandos, oficios, etcétera), según quedó establecido en la resolución rectoral 2284/17. En sucesivas resoluciones se irán estableciendo las fechas a partir de las cuales los procesos deberán ser exclusivamente digitales. Para cuando culmine esta etapa –lo que las autoridades prevén para mediados de 2018– los expedientes, notas, memorandos e incluso las solicitudes de licencia se crearán, circularán y archivarán digitalmente.

Permitirá acelerar los procesos, bajar los costos, mejorar los servicios, facilitar la transparencia y asegurar el acceso y perdurabilidad de la documentación. En este sentido, permitirá estandarizar e integrar todos los procedimientos de gestión y posibilitará obtener estadísticas que sirvan de insumo al momento de tomar decisiones. Principalmente, posibilitará reducir significativamente el uso del papel.

El proyecto –que impulsan de manera conjunta la Secretaría General, la Secretaría de Gestión Institucional y la Prosecretaría de Informática– requerirá una inversión de 6,69 millones de pesos, que la UNC aplicará para modernizar sus sistemas administrativos. De ese monto, 4,55 millones de pesos estarán destinados a la adquisición de equipamiento y el resto será aplicado a recursos humanos y formación.

Días pasados comenzaron las jornadas de capacitación para el personal Nodocente. El nuevo sistema incluirá herramientas para caratular, numerar, realizar el seguimiento y registrar el movimiento de todas las actuaciones y expedientes.

Tal como está prevista la implementación, durante cierto lapso de tiempo coexistirán los trámites digitalizados y los que se encuentren sólo en soporte papel. Una vez concluida la capacitación del personal universitario, se irá estableciendo la obligatoriedad del reemplazo definitivo del papel a través de sucesivas resoluciones.

Cabe subrayar que todos los documentos creados a través del nuevo sistema y rubricados digitalmente tendrán la misma validez jurídica y probatoria que los documentos con firma de puño y letra.

Según el texto del proyecto –que fue aprobado por resolución 683/17 del Consejo Superior, en mayo de 2017– el nuevo sistema requerirá "cambios profundos, no solo en los procesos, sino, además, en la cultura organizacional, e implica el uso de herramientas y tecnologías aún no difundidas en la UNC, como firma digital y expediente digital". En esa línea, explica que el acceso web a los documentos potenciará la transparencia de los procesos, al permitir que el personal universitario y los ciudadanos puedan consultar, operar y acceder a distancia a esa información.
 
Junto a la disminución en el uso del papel, también se prevé reducir la afectación de espacios físicos para la conservación y custodia de la documentación, disminuir el tiempo dedicado al traslado de las actuaciones, y brindar seguridad y trazabilidad a los distintos procedimientos.